Le cabinet d’avocat Hentzien s’appuie sur le logiciel de gestion KLEOS de Wolters Kluwer pour son organisation quotidienne

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Paris – 15 mai 2013 – Afin d’optimiser la gestion de ses activités, le cabinet Hentzien a choisi la solution logicielle KLEOS, développée par Wolters Kluwer (Lamy). Retour sur les fonctionnalités et les bénéfices apportés par cet outil à la pointe de la technologie, adapté à une petite structure.

A quelques pas du Palais de Justice de Cannes se trouve le cabinet d’avocats Hentzien, fondé et dirigé par Maîtres Hentzien et Bocquet-Hentzien. La structure compte également deux collaborateurs avocats et deux assistantes. Chaque année, l’équipe traite entre 350 et 400 dossiers en droit privé.

Un logiciel de gestion, outil indispensable à un cabinet d’avocats

Après avoir prêté serment en 1998, Maître Hentzien a réalisé son stage obligatoire de deux ans chez un confrère, puis s’est installé à son compte. Dans ces deux cas, il ne disposait d’aucune solution de gestion, ayant alors recours aux logiciels de base intégrés dans son équipement informatique. Maître Boquet-Hentzien a effectué, pour sa part, son stage au sein d’un cabinet équipé du logiciel Lamy Cicéron pour piloter ses activités. Cette solution s’adresse aux structures juridiques d’envergure à la recherche d’un haut niveau de gestion, grâce à de nombreuses fonctionnalités très développées. Leur expérience respective les a amenés à se tourner vers un logiciel pour leurs activités.

« Nous avons utilisé Cicéron pendant une dizaine d’années. Cela a été un très bon équipement que nous avons souhaité faire évoluer pour correspondre pleinement à notre organisation et nos besoins, notamment lorsque nous nous sommes mis en 2012 en société civile professionnelle. Avec les conseils de Wolters Kluwer (Lamy Logiciels) et au regard des autres logiciels disponibles sur le marché, nous nous sommes tournés vers la solution KLEOS pour ses fonctionnalités et son bon rapport qualité/prix », explique Yannick Hentzien.

Gestion du cabinet, suivi des plannings, Réseau Privé Virtuel Avocat (RPVA), facturation… Cette solution logicielle a été conçue pour aider les avocats à assumer et assurer au quotidien toutes les tâches administratives et de back office, et ainsi leur permettre de dégager un maximum de temps pour pouvoir se consacrer pleinement au conseil et à l’accompagnement de leurs clients. Le tout, en étant très accessible d’un point de vue technique et financier.

Des fonctionnalités adaptées à la profession des avocats

Aujourd’hui, le cabinet Hertzien utilise KLEOS au quotidien. Cet outil logiciel intègre des particularités de la profession, comme l’intégration du RPVA assurant la sécurité des échanges informatiques entre avocats et Tribunaux.

La solution permet également d’organiser de manière sécurisée la diffusion et le partage de l’information et des dossiers au quotidien (gestion des e-mails, échanges de pièces, travail collaboratif, etc.). Labellisé par le Conseil National des Barreaux, KLEOS est un logiciel intelligent qui facilite l’utilisation du RPVA : possibilité de rattacher facilement un dossier KLEOS à son équivalent e-barreau, mémorisation de l’adresse e-mail à utiliser par défaut (adresse de la Chambre), conversion automatique des fichiers Word en PDF avant envoi à l’e-barreau, préparation des Déclarations d’Appel etc.

La facturation et les fonctions de relance sont également utilisées par l’équipe.

Un autre avantage est de pouvoir générer via KLEOS des modèles de correspondance et de les adapter aux particularités du cabinet. « Toutes les correspondances sont automatiquement mises à jour avec nos références. Autre gain de temps, nos assistantes ne nous confient plus de parapheurs pour signer l’intégralité de nos communications. Via KLEOS, je peux valider les documents et les transmettre aussitôt aux intéressés », commente Me Hentzien.

Le cabinet y a également recours pour l’envoi et la consultation de ses emails.

L’équipe apprécie aussi de pouvoir consulter directement et où qu’elle soit les différents agendas électroniques, pour éviter tout raté ou doublon.

Enfin, elle utilise la fonction des tâches, pour ne manquer aucune date clé pour ses dossiers : « A titre d’exemple, une alerte nous permet de faire attention aux délais d’appel à prendre en compte pour une affaire. Le respect des délais et des calendriers est essentiel dans notre profession et le logiciel nous permet de gérer cet aspect de manière optimale », ajoute-t-il.

Mobilité et sécurité pour une totale liberté d’organisation et d’utilisation

Outre les fonctionnalités adaptées à la profession d’avocats, le cabinet Hentzien a apprécié que le logiciel ne nécessite aucun équipement informatique lourd (serveurs, système d’administration,…) et, de ce fait, n’entraîne pas de dépenses importantes. Facile à implémenter, un ordinateur et une connexion Internet ont suffi pour que les 6 utilisateurs y aient facilement accès. La migration depuis la solution Lamy Cicéron a été effectuée dans un délai de 24 à 48h.

La gestion des dossiers et les flux d’information sont également accessibles en permanence. L’avocat peut ainsi, de manière parfaitement sécurisée, accéder à toute l’information du cabinet, à tout moment et en tous lieux. KLEOS garantit par ailleurs une sécurité et une confidentialité optimales à travers un accès à distance totalement sécurisé, une gestion des accès personnalisable et une sauvegarde de l’intégralité des données en temps réel.

« Une possibilité particulièrement intéressante pour les avocats qui se déplacent souvent, notamment lorsqu’ils plaident », commente le cabinet.

Enfin, la formule souple d’abonnement au logiciel a été un atout : l’avocat n’a pas eu à réaliser d’investissement de départ assorti de mises à jour ultérieures, mais a souscrit un abonnement mensuel de 59 € (pour le premier utilisateur et 44€ au-delà), incluant à la fois le logiciel et la formation associée.

« Un an après le début de l’utilisation de la solution KLEOS, nous en sommes très satisfaits. Si nous devions la résumer en trois adjectifs, nous pourrions parler de simplicité, praticité et efficacité. Au-delà de notre cabinet et de notre expérience, cette solution peut être vraiment bénéfique pour nos jeunes confrères qui s’installent directement après avoir obtenu leur diplôme, sans période de stage comme à notre époque, car elle permet d’éviter d’éventuelles difficultés rencontrées au début de la pratique, grâce à la facturation, à des données hébergées sans système informatique particulier et accessibles où que l’on soit, en contrepartie d’un abonnement modeste. KLEOS peut les mettre tout de suite sur des rails pour bien gérer leur structure », conclut Me Hentzien.

À propos des solutions logicielles Wolters Kluwer

Wolters Kluwer décline sous sa marque Lamy à la fois des éditions juridiques et des logiciels professionnels. À ce titre, Wolters Kluwer fournit des solutions métiers adaptées à toutes les configurations de cabinets d’avocats et de services juridiques dans les entreprises et les collectivités locales.

Pour la gestion de l’activité au quotidien, Wolters Kluwer propose une suite logicielle unique dans 2 environnements éprouvés et pérennes : Web (ASP/Intranet) avec Lamy Héliaste, Lamy Optimium et KLEOS et Client/Serveur avec Lamy Clior et Lamy Cicéron. Forte de 25 ans d’expérience, l’équipe Wolters Kluwer chargée des logiciels propose une approche globale et personnalisée pour accompagner chaque projet d’informatisation et assurer des prestations à forte valeur ajoutée. Les solutions de gestion sont positionnées au cœur d’une gamme complète de produits et services développée par Wolters Kluwer pour répondre aux besoins des cabinets dans la conduite quotidienne de leur activité. Elles disposent de toutes les expertises juridiques et éditoriales apportées par Lamy et Liaisons sociales. Plus d’information sur lamyprofessionavocat.fr et lamykleos.fr

À propos de Wolters Kluwer France

Wolters Kluwer France est l’un des leaders des solutions d’information professionnelle en France. Son offre couvre les pôles majeurs du droit, du social, des ressources humaines, de la santé, des transports et du tourisme. Avec des marques telles que Lamy et Liaisons Sociales, Wolters Kluwer France propose des solutions adaptées à chaque univers professionnel (édition papier, on line et progiciels, formation, événementiel etc.).

Wolters Kluwer France est une filiale du groupe Wolters Kluwer, l’un des premiers acteurs mondiaux de l’édition et de l’information professionnelle dont le chiffre d’affaires s’élève à 3,6 milliards d’euros en 2012 et qui emploie environ 19 000 personnes dans le monde. Wolters Kluwer, dont le siège est basé aux Pays-Bas, intervient dans plus de 40 pays dans le monde.

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Wolters Kluwer France
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scaron@wolters-kluwer.fr

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